Obsługa i zarządzanie zgłoszeniami do działu prawnego

Przykład zastosowania platformy do DYSANT Framework do zarządzania procesami wewnętrznej obsługi pracowników

Wprowadzenie

Podobnie jak zgłoszenia do działu IT, często realizowane przez system typu HelpDesk, zgłoszenia do działów prawnych również wymagają odpowiedniego dekretowania, realizacji, jak również raportowania czasu pracy oraz udostępniania jej wyników.

W obrębie tego typu procesów mamy do czynienia również z tworzeniem i wersjonowaniem załączników oraz komunikowaniem się z innymi członkami zespołu.

Komunikacja w obrębie procesu, wykorzystanie wielu kanałów komunikacji oraz gromadzenie dokumentów w różnych repozytoriach to zagadnienia, które często nastręczają wielu problemów.

Pomysł na wykorzystanie prostego rozwiązania, które usprawniłoby pracę grupową i poprawiło wskaźniki produktywności w obrębie zagadnienia asysty prawnej w firmie, może przynieść wiele korzyści i podnieść produktywność.

Wnioski o asystę prawną

Problem do rozwiązania

Proces - workflow

Przebieg procesu

1
Główna część wniosku zawierająca wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i narzędzia.  
 Zwijane sekcje zawierają na belce tytułowej najważniejsze informacje na temat danego wniosku.
2
W dolnej części formularza zawsze dostępny jest graficzny podgląd procesu, wskazujący użytkownikowi ścieżkę, jaką proces przeszedł do danego momentu, oraz krok, w którym się obecnie znajdujemy.
3
Na diagramie procesu w szczególności wyróżniony jest bieżący krok, w którym proces znajduje się obecnie. 
Nazwa tego kroku jest zgodna ze statusem procesu widocznym w nagłówku formularza. 

Widok zestawienia wniosków

1
Wnioski prezentowane są w wielu zestawieniach, dostępnych w lewym menu.  W przedstawionym widoku widzimy wnioski o asystę prawną, które znajdują się wciąż w obiegu, pogrupowane według statusu, czyli kroku w procesie, w którym się w danej chwili znajdują.
2
Kolumna „Dni w statusie” informuje od jak dawna, dany wniosek znajduje się w danym kroku procesu.
3
Filtr boczny z kolei umożliwia wyszukiwanie wniosków po dowolnym parametrze, który je charakteryzuje.

Komunikacja

Sporządzanie wniosku

1
Wszystko zaczyna się od określenia, dla kogo przygotowujemy informację, jakiego rodzaju jest to asysta oraz w jakim terminie i trybie powinna zostać zrealizowana.
2
Następnie niezbędne jest opisanie ogólnego celu oraz szczegółowego kontekstu danego wniosku oraz dodanie wszelkich niezbędnych załączników.

Przebieg procesu

1
Użytkownicy mogą łatwo włączyć podgląd załączników dodanych do wniosku.
2
Przełączanie się pomiędzy podglądem różnych załączników jest również bardzo poręczne.

Organizacja widoku

1
Zakładka Notatki umożliwia dodawanie zarówno prostych komentarzy, jak i prowadzenie bardziej złożonych dyskusji w postaci powiązanych ze sobą wątków.
2
Wizualne wcięcia segmentów odpowiedzi w wątkach pozwalają łatwo śledzić historię konwersacji, nawet tych bardziej złożonych.
3
W przypadku, gdy dany wniosek trzeba komuś pokazać „cyfrowym palcem” na odległość, w aplikacji dostępne są opcje skopiowania adresu URL danego wniosku lub wprost wysłania linku bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Funkcjonalności

1
Zakładka Zadania i terminy pozwalają nam zdefiniować dowolną ilość alarmów związanych z danym wnioskiem. W dacie zdefiniowanej alarmem aplikacja wysyła powiadomienia mailowe z linkiem do danego wniosku.
2
W tym samym miejscu aplikacja umożliwia zlecanie zadań innym użytkownikom. Zadania mają swój termin wykonania oraz bieżący status. Do jednego wniosku można dodać wiele zadań.
3
Przy każdym zadaniu widoczna jest liczba, wskazująca, ile dni pozostało do zdefiniowanego terminu realizacji zadania.
4
Możliwe jest dodawanie komentarzy do zadania. Cyferka w chmurce pokazuje, ile ich zostało dodanych

Filtry i widoki

1
Osobne widoki służą do monitorowania zadań zleconych w kontekście wszystkich wniosków. Możemy przeglądać zadania zlecone przez danego użytkownika i dla danego użytkownika.
2
Aplikacja oferuje również potężny filtr, umożliwiający wyszukiwanie zadań po dowolnych parametrach, jak również tworzenie ulubionych filtrów z zapisanymi kryteriami wyszukiwania.

Realizacja wniosków

Trudno zarządzać tym, czego nie da się mierzyć.

Zakładka "Realizacja"

1
Zakładka realizacja służy do rejestrowania czynności wykonywanych przez radców prawnych związanych z realizacją danego wniosku.
2
Radca prawny wskazany do realizacji danego wniosku może tworzyć standardowe raporty czasu pracy, bądź z łatwością włączać zegar rejestrujący czas pracy poświęcony na pracę nad danym wnioskiem.
3
Po uruchomieniu zegara rejestrującego czas pracy, Radca Prawny widzi w dolnej części ekranu. wszystkie uruchomione timery.

Informacje o obsłudze wniosku

1
W każdej chwili dostępne jest pełne zestawienie wszystkich jednostkowych raportów czasu pracy związanych z realizacją danego wniosku, bez względu na to, który radca prawny wykonywał daną czynność.  Jest to kompletna pracochłonność czynności podjętych przez radców prawnych w związku z realizacją danego wniosku.
2
W ostatniej części formularza widoczne są czasy graniczne uruchomienia wniosku i zakończenia jego obsługi, z zakończonym wydaniem opinii oraz łączny czas trwania kompletnej obsługi tego wniosku.

Wizualizacja graficzna

1
W ramach pojedynczego wniosku aplikacja umożliwia również graficzną wizualizację merytorycznego podziału prac wykonywanych w związku z realizacją tegoż wniosku.  Innymi słowy: Którzy radcy prawni, jakiego rodzaju pracę i w jakiej ilości włożyli w jego realizację.

Raporty czasu pracy

1
Raporty czasu pracy radców gromadzone są w stosownych zestawieniach, pokazujących na przykład, ile czasu radcowie poświęcili na pracę nad poszczególnymi wnioskami w danym dniu.
2
Zgromadzone raporty czasu pracy można dowolnie przeszukiwać i filtrować.

Analiza graficzna

1
Jak również analizować graficznie według wielu parametrów.

Wyszukiwarka opinii

Jeśli Twoja organizacja codziennie zwraca się do działu prawnego z zapytaniami i prośbami o konsultacje, to w ich wyniku powstaje szereg rozstrzygnięć.

Układ funkcji

1
Rozstrzygnięcia spraw gromadzone są w kilku widokach, grupujących wydane opinie według różnych parametrów.
2
Na przykład, opinie mogą być gromadzone według kategorii wniosku o asystę.
3
Rozbudowany filtr boczny pozwala pracownikom organizacji wyszukiwać wydane opinie po wielu różnych parametrach łącznie.
4
Zdefiniowane filtry mogą zostać zapisane jako ulubione do wielokrotnego wykorzystania.

Cyfryzacja

Po wdrożeniu systemu klasy ERP powstaje wiele obszarów, które wymagają wsparcia informatycznego, do których obsługi system ERP nie zawsze się nadaje. Praca grupowa, zarządzanie dokumentami, zarządzanie procesami administracyjnymi - to obszary, które wymagają nowoczesnych i zwinnych narzędzi do szybkiego budowania aplikacji.

Platforma DYSANT Framework

Zarządzanie procesami (workflow), praca grupowa (collaboration), budowa aplikacji (low-code)

Klikając „Akceptuj”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na urządzeniu w celu poprawy nawigacji witryny, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych. Zobacz naszą politykę prywatności, aby uzyskać więcej informacji.
OdrzućAkceptuj
Preferencje